В подготовке ивентов
мелочей не бывает
Как подготовить и провести мероприятие?
Советами о том, как ничего не упустить во время подготовки к ивентам, делится профессиональный нетворкер, организатор деловых мероприятий Мерей Мустафина.
Даты и сроки

Сроки зависят от масштаба мероприятия. Если это стандартное нетворкинговое мероприятие, его нужно готовить за три недели.

Наши люди покупают билеты на деловые мероприятия в последние дни. За две недели до начала мероприятия люди принимают решение и усиливают продажи.

В корпоративном формате сложнее. Есть определенные условия, которые нужно соблюсти. Особенно, если это Астана - город нацкомпаний, закупок и планов по обучению. В этом случае нужен один месяц как минимум.

Мерей МУСТАФИНА


Спикеры

Значимую роль в любом ивенте играет контент и спикеры. Нужно обязательно встречаться и обсуждать содержание их выступления, речи и доклада.

Обычно мы привлекаем профессионалов своего дела. Одним из таких первых спикеров, когда мы только начинали формат Fryday W (мероприятие со спикером в среду – прим.автора), была Асель Кожакова. Я была уверена в ее контенте. И он не нуждался в перепроверке. Но однажды мы пригласили спикера, не отработав с ним его выступление, и очень пожалели, так как получили негативные отзывы.
Продвижение

Для стандартных мероприятий, которые проводятся на ежемесячной основе, продвижение мероприятия нужно начинать за десять дней вперёд. Ивент должен быть сформирован: понятный концепт, аудитория, на которую ты рассчитываешь, контент, спикеры и специальные гости. Концепция прописывается минимум за три недели.

Если речь идет об ивентах формата форума, конференции и др., оптимальный срок подготовки – 3 месяца, за которые нужно определиться по концепции, программе, спикерам.

После этого нужно договариваться с партнёрами, спонсорами, что потребует еще один месяц. Параллельно запускается продвижение самого ивента, привлекаются информационные партнеры на предварительно обговоренных условиях.

По опыту могу судить, что с казахстанской аудиторией непросто работать, потому что люди принимают решения в последний момент. Не привыкли мы планировать конференцию или участие за полгода или год вперёд.
Команда на конференции по нетворкингу Networking Lab, 29 апреля 2017 г.
Работа с командой

Несомненно, важен постоянный контакт с командой. Но самое главное - это чёткое распределение задач. Я как руководитель целенаправленно определяю сильные стороны каждого, что у кого лучше получается. Для работы в команде мы используем приложение Trello, где можно прописать задачи, комментарии, определить ответственных. Каждое мероприятие, независимо от масштаба, мы рассматриваем как проект.

После ивента мы собираемся и обсуждаем ошибки, если они имели место, отрабатываем те моменты, на которые следует обратить внимание.

Выбор подрядчиков

Отбор подрядчика в Астане проходит методом проб и ошибок. К слову, дизайнеры и типографии так и остаются «головной болью» для столичных предпринимателей. Наша задача найти оптимальный вариант соотношения качества и цены. Однако зачастую мы получаем или низкое качество, или высокую цену.

Недавно я нашла неплохую типографию, в которой нравится отношение первого руководителя к своему делу. Он заинтересован в качестве, готовит сигнальные образцы, не берет оплату в случае плохого результата. Это не может не подкупать.

Я долгое время работала с разными подрядчиками и понимаю, что и у клиентов тоже бывают заморочки. Поэтому мой совет заказчикам: не биться в истерике, не позволять себе кричать и ругаться. Все всегда можно обсудить и решить, главное – по существу и конкретно. Договоренности должны выполняться с обеих сторон.

Меню

При выборе поставщика кейтеринга я всегда руководствуюсь рекомендациями. Пока существующие в этой сфере подрядчики не подводили. Но при этом рекомендуется перед мероприятием проверять меню и по возможности проводить дегустацию.

Хронометраж и сценарий

Сценарий должен быть всегда, даже если вы не следуете ему буква в букву, минута в минуту. Всегда прописывайте хронометраж, при этом не забывая дать полчаса в начале для сбора гостей. Ориентируйтесь на аудиторию.

Записала Махаббат Садвакасова