1. Определитесь с площадкой мероприятия
Выбор площадки будет зависеть от масштабов мероприятия, его формата (открытый или только по приглашениям), степени вовлеченности аудитории (будет ли интерактив, вопросы письменные или устные, квесты и игры и т.д.).

2. Выберите форму регистрации
Собранные вами сведения – отличная CRM база, которую вы впоследствии сможете использовать для коммуникаций со своей целевой аудиторией, поэтому определите с самого начала, какие сведения об участникам вам нужно для сбора – может быть в дополнение к стандартным вы захотите узнать предпочитаемые социальные сети или другую маркетинговую информацию.

3. Приготовьте несколько вариантов бэкграундов
Для бэкграунда лучше выбирать насыщенные цвета без отсветов, градиента и переливов, иначе ваш спикер может превратиться во всадника без головы или голову будет срезать при малейшем движении во время эфира. Перед тем, как выбрать бэкграунд, протестируйте, как он будет выглядеть при загрузке на различных девайсах.

4. Подготовьте онлайн "предбанник"
В зависимости от платформы, которую вы выберете, у вас будет возможность запускать участников на мероприятие не ровно в обозначенное время, а за 10-15 минут. Некоторые участники любят приходить заранее. Приготовьте для них приветственный баннер, включите приятную музыку, чтобы заодно они могли удостовериться, что у них хорошо работает звук. В Zoom есть возможность отделить «предбанник» с участниками от вебинарной комнаты, где к выступлению готовятся спикеры. С организационной точки зрения лучше развсти их по разным комнатам, чтобы участникам не пришлось наблюдать, как спикеры настраивают технику и ведут между собой разговоры на отвлеченные темы.

5. Обязательно проведите репетиции со всеми своими спикерами
У всех спикеров разные девайсы, с которых они будут выходить в эфир в день мероприятия. Лучше проверить заранее, что камера, микрофон и звук работают, как надо. Настроить освещение. Предупредить, чтобы члены семьи параллельно с фэиром не скачивали сериалы и не снижали таким образом скорость интернета. Провести полный технический инструктаж и пройтись по сценарию, обязательно проговорить план действий на случай, если внезапно оборвалась связь или пропал звук, чтобы во время эфира не было суеты. Предупредите спикеров, что будет вестись запись вебинара и материалы впоследствии будут опубликованы в той или иной форме. Это нужно делать в соответствии с GDPR (General Data Protection Regulation), новым законом о защите персональных данных 2018 года в странах ЕС, чтобы впоследствии избежать юридических претензий.

6. Позаботьтесь о синхронном переводе
Синхронный перевод – больная тема для наших реалий, поскольку по-настоящему высококлассных синхронистов можно пересчитать по пальцам. Постарайтесь найти самых лучших на рынке, особенно если у вас будут присутствовать журналисты, которые будут вести запись именно переводчиков. С синхронистами тоже нужно заранее провести репетицию, потому что работать им придется не в привычной будке для переводчиков, а из дома или офиса.

7. Подготовьте заранее тексты с правилами для чатов и Q&A
Инструкции по сихронному переводу и тексты с правилами чата можно выложить в начале мероприятия и закрепить, чтобы сократить количество лишних вопросов. Можно заранее подготовить список технических вопросов и ответов, чтобы во время эфира не терять время на написание ответов.

8. Проведите несколько внутренних репетиций с оргкомитетом и четко распределите роли
Если мероприятие крупное и состоит из нескольких сессий, вам понадобится не одна, а несколько внутренних репетиций. Каждый раз на них повяляются новые вопросы: кто будет отвечать за запись вебинаров, кто будет листать презентации и менять заставки, кто будет отвечать на вопросы в чате, что делать в случае форс-мажора? Какой канал коммуникаций будет использовать оргкомитет для оперативной связи во время эфира? Четко распределите между членами команды все роли, чтобы распределить ответственность и избежать неразберихи.

9. Заранее позаботьтесь о том, кто будет делать заметки во время выступления спикеров, обрабатывать и обобщать сказанное
Если вам удалось привлечь высококлассных экспертов, у вас набарется хороший материал, который вы затем сможете еще пару месяцев использовать в своих материалах. Заранее подумайте, какой формат вам понадобится – видео или постеры с брошюрами – и заложите соответствующие ресурсы.

10. Сбор обратной связи
Вам будет сложно продемонстрировать руководству успешность мероприятия без сбора количественной и качественной обратной связи от участников. Короткие онлайн вопросники по завершении мероприятия помогут получить объективную оценку.

11. Благодарственные письма и аналитика
Когда мероприятие позади, есть соблазн расслабиться и почивать на лаврах. На самом деле вам предстоит еще много работы – не забудьте разослать благодарственные письма спикерам, которых вы так долго «окучивали» до мероприятия. Сохраните фотографии и биографические справки спикеров, они пригодятся вам в будущем. Соберите и проанализируйте состав и географию участников, сохраните в базе новые контакты, которыми вы обзавелись во время подготовки, сделайте мониторинг СМИ – удалось ли вам привлечь внимание журналистов к темам мероприятия?

12. Извлеченные уроки
Как бы вы ни старались, шероховатостей избежать навряд ли удастся, и это нормально. Поэтому вместо того, чтобы посыпать голову пеплом, соберите всю команду и проанализируйте, что прошло успешно, а каких ошибок можно было избежать. Не поленитесь и запишите этот бесценный список извлеченных уроков, чтобы в следующий раз не наступать на те же грабли.