В подготовке ивентов
мелочей не бывает
мелочей не бывает
Как подготовить и провести мероприятие?
Советами о том, как ничего не упустить во время подготовки к ивентам, делится профессиональный нетворкер, организатор деловых мероприятий Мерей Мустафина.
Даты и сроки
Сроки зависят от масштаба мероприятия. Если это стандартное нетворкинговое мероприятие, его нужно готовить за три недели.
Наши люди покупают билеты на деловые мероприятия в последние дни. За две недели до начала мероприятия люди принимают решение и усиливают продажи.
В корпоративном формате сложнее. Есть определенные условия, которые нужно соблюсти. Особенно, если это Астана - город нацкомпаний, закупок и планов по обучению. В этом случае нужен один месяц как минимум.
Сроки зависят от масштаба мероприятия. Если это стандартное нетворкинговое мероприятие, его нужно готовить за три недели.
Наши люди покупают билеты на деловые мероприятия в последние дни. За две недели до начала мероприятия люди принимают решение и усиливают продажи.
В корпоративном формате сложнее. Есть определенные условия, которые нужно соблюсти. Особенно, если это Астана - город нацкомпаний, закупок и планов по обучению. В этом случае нужен один месяц как минимум.
Мерей МУСТАФИНА
Спикеры
Значимую роль в любом ивенте играет контент и спикеры. Нужно обязательно встречаться и обсуждать содержание их выступления, речи и доклада.
Обычно мы привлекаем профессионалов своего дела. Одним из таких первых спикеров, когда мы только начинали формат Fryday W (мероприятие со спикером в среду – прим.автора), была Асель Кожакова. Я была уверена в ее контенте. И он не нуждался в перепроверке. Но однажды мы пригласили спикера, не отработав с ним его выступление, и очень пожалели, так как получили негативные отзывы.
Продвижение
Для стандартных мероприятий, которые проводятся на ежемесячной основе, продвижение мероприятия нужно начинать за десять дней вперёд. Ивент должен быть сформирован: понятный концепт, аудитория, на которую ты рассчитываешь, контент, спикеры и специальные гости. Концепция прописывается минимум за три недели.
Если речь идет об ивентах формата форума, конференции и др., оптимальный срок подготовки – 3 месяца, за которые нужно определиться по концепции, программе, спикерам.
После этого нужно договариваться с партнёрами, спонсорами, что потребует еще один месяц. Параллельно запускается продвижение самого ивента, привлекаются информационные партнеры на предварительно обговоренных условиях.
По опыту могу судить, что с казахстанской аудиторией непросто работать, потому что люди принимают решения в последний момент. Не привыкли мы планировать конференцию или участие за полгода или год вперёд.
Для стандартных мероприятий, которые проводятся на ежемесячной основе, продвижение мероприятия нужно начинать за десять дней вперёд. Ивент должен быть сформирован: понятный концепт, аудитория, на которую ты рассчитываешь, контент, спикеры и специальные гости. Концепция прописывается минимум за три недели.
Если речь идет об ивентах формата форума, конференции и др., оптимальный срок подготовки – 3 месяца, за которые нужно определиться по концепции, программе, спикерам.
После этого нужно договариваться с партнёрами, спонсорами, что потребует еще один месяц. Параллельно запускается продвижение самого ивента, привлекаются информационные партнеры на предварительно обговоренных условиях.
По опыту могу судить, что с казахстанской аудиторией непросто работать, потому что люди принимают решения в последний момент. Не привыкли мы планировать конференцию или участие за полгода или год вперёд.
Команда на конференции по нетворкингу Networking Lab, 29 апреля 2017 г.
Работа с командой
Несомненно, важен постоянный контакт с командой. Но самое главное - это чёткое распределение задач. Я как руководитель целенаправленно определяю сильные стороны каждого, что у кого лучше получается. Для работы в команде мы используем приложение Trello, где можно прописать задачи, комментарии, определить ответственных. Каждое мероприятие, независимо от масштаба, мы рассматриваем как проект.
После ивента мы собираемся и обсуждаем ошибки, если они имели место, отрабатываем те моменты, на которые следует обратить внимание.
Несомненно, важен постоянный контакт с командой. Но самое главное - это чёткое распределение задач. Я как руководитель целенаправленно определяю сильные стороны каждого, что у кого лучше получается. Для работы в команде мы используем приложение Trello, где можно прописать задачи, комментарии, определить ответственных. Каждое мероприятие, независимо от масштаба, мы рассматриваем как проект.
После ивента мы собираемся и обсуждаем ошибки, если они имели место, отрабатываем те моменты, на которые следует обратить внимание.
Выбор подрядчиков
Отбор подрядчика в Астане проходит методом проб и ошибок. К слову, дизайнеры и типографии так и остаются «головной болью» для столичных предпринимателей. Наша задача найти оптимальный вариант соотношения качества и цены. Однако зачастую мы получаем или низкое качество, или высокую цену.
Недавно я нашла неплохую типографию, в которой нравится отношение первого руководителя к своему делу. Он заинтересован в качестве, готовит сигнальные образцы, не берет оплату в случае плохого результата. Это не может не подкупать.
Я долгое время работала с разными подрядчиками и понимаю, что и у клиентов тоже бывают заморочки. Поэтому мой совет заказчикам: не биться в истерике, не позволять себе кричать и ругаться. Все всегда можно обсудить и решить, главное – по существу и конкретно. Договоренности должны выполняться с обеих сторон.
Меню
При выборе поставщика кейтеринга я всегда руководствуюсь рекомендациями. Пока существующие в этой сфере подрядчики не подводили. Но при этом рекомендуется перед мероприятием проверять меню и по возможности проводить дегустацию.
Хронометраж и сценарий
Сценарий должен быть всегда, даже если вы не следуете ему буква в букву, минута в минуту. Всегда прописывайте хронометраж, при этом не забывая дать полчаса в начале для сбора гостей. Ориентируйтесь на аудиторию.
Отбор подрядчика в Астане проходит методом проб и ошибок. К слову, дизайнеры и типографии так и остаются «головной болью» для столичных предпринимателей. Наша задача найти оптимальный вариант соотношения качества и цены. Однако зачастую мы получаем или низкое качество, или высокую цену.
Недавно я нашла неплохую типографию, в которой нравится отношение первого руководителя к своему делу. Он заинтересован в качестве, готовит сигнальные образцы, не берет оплату в случае плохого результата. Это не может не подкупать.
Я долгое время работала с разными подрядчиками и понимаю, что и у клиентов тоже бывают заморочки. Поэтому мой совет заказчикам: не биться в истерике, не позволять себе кричать и ругаться. Все всегда можно обсудить и решить, главное – по существу и конкретно. Договоренности должны выполняться с обеих сторон.
Меню
При выборе поставщика кейтеринга я всегда руководствуюсь рекомендациями. Пока существующие в этой сфере подрядчики не подводили. Но при этом рекомендуется перед мероприятием проверять меню и по возможности проводить дегустацию.
Хронометраж и сценарий
Сценарий должен быть всегда, даже если вы не следуете ему буква в букву, минута в минуту. Всегда прописывайте хронометраж, при этом не забывая дать полчаса в начале для сбора гостей. Ориентируйтесь на аудиторию.
Записала Махаббат Садвакасова