Веселье или польза? И то, и другое
Разбавлять трудовые будни корпоративными мероприятиями стало в современных компаниях must have. И это здорово! Но все ли мы задумываемся над тем, что нам действительно дают и могут дать мероприятия?
Как известно, у каждого бизнеса есть или должны быть четкие цели. Какие именно, какой срочности – не важно. В идеале все действия компании и любого из ее сотрудников должны быть нацелены на одно – достижение общих бизнес-целей.
Часто руководители знают, что нужно организовывать новогодние праздники, дни рождения компании и тимбилдинги, но не все видят, какую пользу могут эти мероприятия принести бизнесу. Соответственно, в ходе организации не ставятся и не достигаются правильные задачи. Руководители нанимают ивент-агентства, которые, в общем-то, предлагают практически одни и те же решения, проводя мероприятия по одной и той же схеме, меняя только ведущих, артистов и местами сценарий, или поручают организацию сотрудникам. Вот здесь и должен наступить звездный час организатора (в разных компаниях ивентами занимаются разные подразделения – HR, PR, помощник руководителя или сам руководитель и пр.). Грамотный организатор сделает так, чтобы коллеги не просто вкусно поели-попили, послушали музыку и потанцевали, а сделали еще один шаг к решению бизнес-задач. И тот, кто не стремится использовать корпоративное мероприятие как инструмент управления, не только неэффективно тратит бюджет, но и рискует создать условия для потребительских настроений в коллективе и появления среди сотрудников «Любы – звезды ютуба», как в известной песне.
Часто руководители знают, что нужно организовывать новогодние праздники, дни рождения компании и тимбилдинги, но не все видят, какую пользу могут эти мероприятия принести бизнесу. Соответственно, в ходе организации не ставятся и не достигаются правильные задачи. Руководители нанимают ивент-агентства, которые, в общем-то, предлагают практически одни и те же решения, проводя мероприятия по одной и той же схеме, меняя только ведущих, артистов и местами сценарий, или поручают организацию сотрудникам. Вот здесь и должен наступить звездный час организатора (в разных компаниях ивентами занимаются разные подразделения – HR, PR, помощник руководителя или сам руководитель и пр.). Грамотный организатор сделает так, чтобы коллеги не просто вкусно поели-попили, послушали музыку и потанцевали, а сделали еще один шаг к решению бизнес-задач. И тот, кто не стремится использовать корпоративное мероприятие как инструмент управления, не только неэффективно тратит бюджет, но и рискует создать условия для потребительских настроений в коллективе и появления среди сотрудников «Любы – звезды ютуба», как в известной песне.
Анара Саурбекова
Начальник отдела по внутренним корпоративным коммуникациям, Евразийская Группа
В нашей компании понимают важность и внутренних коммуникаций, и правильной организации мероприятий.
Именно стратегические цели компании и соответствующие ожидания менеджмента от персонала по их решению задают цель каждого из мероприятий: поощрить и мотивировать в конце периода (года или по результатам завершенного проекта); снизить коммуникационные барьеры и сплотить; объяснить что-либо (изменения, приоритеты, проекты) и вдохновить на достижения; узнать мнение; дать возможность проявить себя; подчеркнуть какую-либо из корпоративных ценностей и пр. А цель в свою очередь подскажет контент и формат мероприятия.
В нашей компании понимают важность и внутренних коммуникаций, и правильной организации мероприятий. За последние три года в компании с численностью около 800 человек в Астане и более 60 000 человек в других регионах Казахстана мы проводили мероприятия самого разного масштаба – от небольших турниров и арт-субботника до грандиозной церемонии открытия Спартакиады ERG с аудиторией более 4000 человек.
К примеру, первое, о чем мы договорились при планировании церемонии открытия первой корпоративной Спартакиады в г. Аксу, было привлечь как можно больше сотрудников Евразийской Группы промышленных предприятий к участию в организации и принятии решений, повысить престиж рабочих профессий. Так, символ и логотип Спартакиады были предложены нашим коллегой, металлургом из Аксуского завода ферросплавов. Лучший вариант логотипа был выбран работниками из шести регионов страны путем голосования на внутреннем портале. Через церемонию зажжения огня мы передали несколько посылов: дань уважения Человеку труда (зажег факел у самой первой печи завода металлург – передовик производства); поощрение трудовых династий (в режиме онлайн от завода до стадиона факел несли и везли представители трудовой династии) и преемственность поколений (зажег огонь Спартакиады на стадионе один из самых молодых сотрудников завода).
Предприятия Группы являются градообразующими для Аксу, так или иначе с ними связаны судьбы семей многих горожан. Поэтому корпоративный праздник решено было сделать городским и провести его на стадионе с бесплатным входом, раздачей имиджевой продукции (программки, флажки, дудки, «трещотки» для болельщиков и пр.), установкой точек питания, креативных фотозон, биотуалетов, привлечением служб экстренного реагирования и пр.
В нашей компании понимают важность и внутренних коммуникаций, и правильной организации мероприятий. За последние три года в компании с численностью около 800 человек в Астане и более 60 000 человек в других регионах Казахстана мы проводили мероприятия самого разного масштаба – от небольших турниров и арт-субботника до грандиозной церемонии открытия Спартакиады ERG с аудиторией более 4000 человек.
К примеру, первое, о чем мы договорились при планировании церемонии открытия первой корпоративной Спартакиады в г. Аксу, было привлечь как можно больше сотрудников Евразийской Группы промышленных предприятий к участию в организации и принятии решений, повысить престиж рабочих профессий. Так, символ и логотип Спартакиады были предложены нашим коллегой, металлургом из Аксуского завода ферросплавов. Лучший вариант логотипа был выбран работниками из шести регионов страны путем голосования на внутреннем портале. Через церемонию зажжения огня мы передали несколько посылов: дань уважения Человеку труда (зажег факел у самой первой печи завода металлург – передовик производства); поощрение трудовых династий (в режиме онлайн от завода до стадиона факел несли и везли представители трудовой династии) и преемственность поколений (зажег огонь Спартакиады на стадионе один из самых молодых сотрудников завода).
Предприятия Группы являются градообразующими для Аксу, так или иначе с ними связаны судьбы семей многих горожан. Поэтому корпоративный праздник решено было сделать городским и провести его на стадионе с бесплатным входом, раздачей имиджевой продукции (программки, флажки, дудки, «трещотки» для болельщиков и пр.), установкой точек питания, креативных фотозон, биотуалетов, привлечением служб экстренного реагирования и пр.
Мы привлекли к организации агентство, которое имело опыт в проведении церемоний открытия спортивных соревнований. Тем не менее, мы не просто поручили разработать сценарий, но и предусмотрели ряд обязательных критериев. Среди них – максимальное привлечение местных жителей, отказ от селебритис, «фееричность» и максимальная приближенность к формату открытия Олимпиады. Мы вместе брейнстормили, активно участвовали в создании каждого контента. Несмотря на такие сложные задачи, мы справились. Так, на стадионе выступали местные оркестр, взрослые и детские танцевальные коллективы, певцы, каскадеры, кадеты, а с экрана из самого Рио-де-Жанейро (где в это время проходила Олимпиада) успехов спортсменам пожелали казахстанские олимпийцы.
При планировании работы мы разрабатываем чек-лист, где стараемся предусмотреть все необходимые оргмоменты при всех возможных вариантах развития событий и прописать ответственность различных подразделений: транспорт, питание, размещение, приглашение участников, встречи и сопровождение, и многое другое. Регулярные встречи позволяют сверить часы и убедиться в том, что ничто не упущено. Так, каждое мероприятие в нашей компании становится своего рода тренировкой команды работать в реальных условиях и на достижение общих целей.
Обязательным считаю активное информационное сопровождение. Планируете мероприятие – делайте анонсы, пустите интригу в корпоративных СМИ, сделайте специальную страницу на корпоративном портале, дайте возможность сотрудникам поделиться эмоциями, ожиданиями, ведите дневник мероприятия. Так вы не только привлечете внимание как можно большего числа сотрудников, но и заранее поднимете градус ивента. Заранее продумайте, как будете делать follow-up: расскажите истории героев события, поблагодарите активистов, прикиньте, кого можно привлечь в следующий раз, отправьте всем креативно оформленные/записанные фото и видео. Попросите руководителя лично поблагодарить участников.
При планировании работы мы разрабатываем чек-лист, где стараемся предусмотреть все необходимые оргмоменты при всех возможных вариантах развития событий и прописать ответственность различных подразделений: транспорт, питание, размещение, приглашение участников, встречи и сопровождение, и многое другое. Регулярные встречи позволяют сверить часы и убедиться в том, что ничто не упущено. Так, каждое мероприятие в нашей компании становится своего рода тренировкой команды работать в реальных условиях и на достижение общих целей.
Обязательным считаю активное информационное сопровождение. Планируете мероприятие – делайте анонсы, пустите интригу в корпоративных СМИ, сделайте специальную страницу на корпоративном портале, дайте возможность сотрудникам поделиться эмоциями, ожиданиями, ведите дневник мероприятия. Так вы не только привлечете внимание как можно большего числа сотрудников, но и заранее поднимете градус ивента. Заранее продумайте, как будете делать follow-up: расскажите истории героев события, поблагодарите активистов, прикиньте, кого можно привлечь в следующий раз, отправьте всем креативно оформленные/записанные фото и видео. Попросите руководителя лично поблагодарить участников.
Итак, при подготовке к корпоративному ивенту важно:
- Задаться вопросами: «Какие у нас бизнес-задачи? Как мероприятие может помочь в их достижении? Для чего мы хотим собрать сотрудников – что мы хотим им сказать и в итоге получить от них?». Каждый нюанс должен быть заточен на достижение этих целей.
- Тщательно продумать ход, логику мероприятия, предусмотреть возможные риски, убедиться, что привлечены все необходимые подразделения, службы реагирования. Расписать соответствующую карту ответственности. Обеспечить информационное обеспечение: до, во время и после.
- Убедиться, что все работает на позитив, а привлеченные сотрудники доброжелательны и стрессоустойчивы. Сделать lessons learnt, поблагодарить участников и организаторов.
All photo and video materials belong to their owners and are used for demonstration purposes only. Please do not use them in commercial projects.